Informujemy, że na stronie Participant Portal została opublikowana zmieniona wersja Modelowej Umowy Grantowej (Model Grant Agreement).

Komisja Europejska przygotowała również informację dla beneficjentów projektów Horyzont 2020, w której wyjaśnione są szczegóły dotyczące wprowadzonych zmian.

Zwracamy Państwa szczególną uwagę na jedną z wprowadzonych zmian, która, od jakiegoś już czasu, była oczekiwana przez wiele polskich instytucji. Zmiana ta dotyczy możliwości wyliczania do raportu finansowego stawki godzinowej miesięcznej, dodatkowo do dotychczas funkcjonującej w H2020 metody opartej na kalkulacji stawki godzinowej na bazie zamkniętego roku obrotowego. Szczegóły na ten temat znajdą Państwo w art. 6.2A Modelowej Umowy Grantowej.

Jako że zmiany zostały wprowadzone z mocą wsteczną, jeśli instytucja zdecyduje się korzystać z miesięcznego wyliczania stawki godzinowej, ma możliwość przekalkulowania kosztów sprawozdanych za poprzednie okresy i zgłosić „adjustment” przy kolejnym raporcie. Należy jednak pamiętać, że beneficjent może w danym roku obrotowym używać tylko jednej opcji w odniesieniu do wszystkich projektów H2020, więc taka re-kalkulacja kosztów musiałaby dotyczyć wszystkich projektów.

Poniżej zamieszczamy szczegółowe wyjaśnienia KE w tej sprawie:

1) Each beneficiary may choose any of the two options. However, the beneficiary must use only one option in a financial year. Therefore, it has to apply the option it chose for the calculation of actual personnel costs to all its H2020 grants during the financial year. If it wants to change from one option to the other, it can only make this change in the next financial year.

Therefore, during one financial year the same method must be applied to calculate the actual personnel costs incurred during that financial year for all the H2020 grants of the beneficiary. However, it is not mandatory to use the same method for the whole duration of the grant, because it is possible for the beneficiary to change the method for all its grants in the next financial year.

For example:

Beneficiary A has two H2020 grants. The first reporting period of those grants is as follows:

Grant 1: From 01/07/2015 to 31/12/2016

Grant 2: From 01/10/2015 to 31/03/2017

This beneficiary may chose, for example, annual calculation for the financial year 2015 (in this example financial year = calendar year) and monthly calculation from 01/2016 onward.

What the beneficiary could not do is to calculate, for example, annual rates for Grant 1 and monthly rates for Grant 2.

2) The new option applies retroactively. A beneficiary may re-calculate costs already declared by using now the monthly calculation method. However, if the beneficiary choses such recalculation it must do it for all the personnel costs declared in all its H2020 grants running during that/those financial year/s. This is due to the fact that the amended MGA requires that the beneficiary applies only one option in each financial year.

For example, if the beneficiary decides to change for the monthly calculations in the financial year 2016 (assuming it matches the calendar year), this choice will apply both to reporting periods ending after the adoption of the amendment of the MGA and to reporting periods ending before the adoption. In this example: if the reporting period of Grant A ended on 31/03/2016, the beneficiary will have to recalculate the costs declared in that grant for the period 01/01/2016 to 31/03/2016.

If the beneficiary choses to change and recalculate, it will declare the differences (positive or negative) as adjustments in the next reporting period. Beneficiaries cannot recalculate the costs by using the new option in grants whose final reports have been already submitted.